從公司管理角度看，個人墊支容易出現(xiàn)虛假報銷的問題，很多公司都有限制業(yè)務(wù)員墊支金額，超額自己掏。

2. 對外采購墊資的人員不宜太多

正常情況下，一個公司負(fù)責(zé)采購的人員就那么幾個，如果大家都墊資報銷，就有發(fā)票抵薪的嫌疑。稅務(wù)局可能就會稽查公司這些藏匿在發(fā)票后邊的工資或福利費、要求補繳個稅。

3. 墊資的費用要及時報銷

企業(yè)如果經(jīng)常報銷前期的費用，一是不利于內(nèi)部管理，二是會計數(shù)據(jù)的失真，三是會讓稅局質(zhì)疑費用的真實性，是不是找票報銷的？

不僅個人墊資報銷有風(fēng)險，差旅費、餐費、福利費等企業(yè)的常見費用報銷中也都存在很大風(fēng)險，財務(wù)人員應(yīng)該步步為營，小心謹(jǐn)慎，5個避坑指南送給你！

1. 需不需要代扣代繳個稅？

財務(wù)向個人支付款項時，一定要考慮，這筆款需不需要扣繳個稅。

企業(yè)報銷的辦公用品、餐費、加油費如果與公司的規(guī)模、經(jīng)營情況不匹配，則很有可能被稽查要求補稅。

比如，江蘇某家公司2019年管理費用大幅上漲，稅務(wù)機關(guān)順藤摸瓜發(fā)現(xiàn)，三張大額辦公費發(fā)票實則是支付給員工的福利費，最終被要求補繳個稅3萬元、罰款1.5萬元。

個人在企業(yè)報銷屬于自己的費用，具有福利性質(zhì)，本質(zhì)上還是取得與受雇有關(guān)的所得，應(yīng)該按照工資薪金繳納個稅。

《稅收征收管理法》第六十九條規(guī)定，扣繳義務(wù)人應(yīng)扣未扣，由稅務(wù)機關(guān)對扣繳義務(wù)人處應(yīng)扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罰款。

對于發(fā)票抵薪，財務(wù)不僅不能出這樣的餿主意，還應(yīng)該及時告知相關(guān)人員這樣做的后果，幫助公司降低風(fēng)險！

2. 增值稅能否抵扣？

拿到費用的報銷單，財務(wù)人員應(yīng)該考慮增值稅能不能抵扣。進項稅的抵扣必須同時滿足2個條件：

1.取得合法有效的抵扣憑證

2.沒有用于免稅項目、集體福利等不能抵扣進項稅的項目

比如，同樣都是機票，進項稅能不能抵扣？這就要看機票類型和報銷對象。

3. 企業(yè)所得稅能否扣除？

《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》規(guī)定可稅前扣除的合法憑證，不僅限于常用的發(fā)票，還有財政票據(jù)、完稅憑證、收款憑證、分割單等。

有一些費用雖然按照會計相關(guān)管理規(guī)定可予以報銷，但所得稅上不能稅前扣除，應(yīng)該主動做調(diào)增。

例如，鐵路電子客票丟失后，企業(yè)所得稅存在不能扣除的風(fēng)險。

4. 是否存在會計和稅法的差異

很多人把會計處理和稅法混為一談，最典型的一個例子是，稅法上規(guī)定500萬元以下固定資產(chǎn)可以一次性稅前扣除，很多人在會計處理上就一次性提折舊計入費用，固定資產(chǎn)的凈值也變成了0。

這種做法是錯誤的，會導(dǎo)致會計信息的失真。對于會計和稅法的差異，應(yīng)該通過“遞延所得稅資產(chǎn)” “遞延所得稅負(fù)債”等科目入賬。

5. 公款私用、惡意報銷的風(fēng)險

個人消費在公司報銷、或者串通第三方故意抬高價格來惡意報銷、公款私用，對于國企、私企都是危害特別大的一種情形。

企業(yè)可以通過以下幾種方法來規(guī)避這一風(fēng)險：

1、制定預(yù)算，以預(yù)算制度來約束費用的報銷；

2、報銷費用不能僅依據(jù)發(fā)票，同時還要有大額采購申請、驗收單、合同、入庫單等原始單據(jù)；

3、應(yīng)該索取發(fā)票清單；

4、設(shè)定專人采購、專人審核、定期采購；

5、采用公戶支付，可以使用支付寶、微信等便捷支付的方法。

首先，由主管領(lǐng)導(dǎo)對下屬費用報銷的真實性和合理性把關(guān)。

華為的會計人員一般不對費用發(fā)票做實質(zhì)性審核，不審核有幾個原因：第一，費用的真實性應(yīng)由報銷人員的主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，因為他們才真正知情；第二，費用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

譬如，公司全年120萬筆費用報銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計耗時需360萬分鐘。這360萬分鐘的費用審核需要多少人工去完成呢？

有人擔(dān)心，有人虛假報銷怎么辦呢？除了前端主管領(lǐng)導(dǎo)的把關(guān)，華為在后端通過審計抽查對此予以監(jiān)督。審計抽查是一種事后監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現(xiàn)有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

其次，限定領(lǐng)導(dǎo)電子審批的時間。

為了保證費用報銷審批的及時性，華為規(guī)定了電子審批的時限。自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，默認(rèn)審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔(dān)。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予批評。

第三，限定員工費用報銷的時限。

華為員工費用報銷原則上要在費用發(fā)生后三個月內(nèi)進行。如超過三個月，但未超過六個月，需說明未及時報銷的原因申請?zhí)嘏３^六個月的，不能報銷。

第四，丟失發(fā)票只報銷費用的50%。

如果員工不小心將發(fā)票弄丟了，只要能證明費用真實發(fā)生了，也可報銷。但報銷時需要寫詳細(xì)的情況說明。審批通過后可報銷費用的一半。

為什么只報銷一半呢？一方面，發(fā)票丟失了，所報銷的費用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔(dān)25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應(yīng)由員工負(fù)擔(dān)。另外的25%帶有處罰性質(zhì)，可視作對個人粗心大意弄丟發(fā)票的懲處。

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

員工剛?cè)肼殨r初始分為80分，B等。

以后每報銷一筆費用，沒有出現(xiàn)差錯的話，就可以加1分，最高可累加到120分。

誠信分?jǐn)?shù)為80-90分，內(nèi)審的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。

分?jǐn)?shù)在80分以下，所有的費用報銷都需要檢查。

另外，分?jǐn)?shù)低于70的，每筆費用報銷財務(wù)都要事先審核，這將導(dǎo)致費用報銷時限拉長，對報銷人不利。

華為審計對費用報銷的抽查非常較真，即便對任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到過這樣一張照片，任總自己拖著拉桿箱排隊等出租車。華為的創(chuàng)始人難道出行沒有下屬陪同嗎？華為的差旅費報銷制度規(guī)定，只有病員出差才允許有人陪同，領(lǐng)導(dǎo)出差時陪同人員的機票不能在公司報銷，需由領(lǐng)導(dǎo)個人負(fù)擔(dān)。

年末，內(nèi)部審計要對董事會成員進行廉潔審計。

某次審計時抽查發(fā)現(xiàn)任總有次出差報銷了洗衣費，華為的差旅費報銷制度不允許報銷洗衣費，這屬于不當(dāng)報銷。審計將此寫到了審計報告中，任總為此做了自我批評，并將不當(dāng)報銷金額退還給了公司。

前面提到，華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一審核，主要由主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。如果主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)怎么辦？華為某位領(lǐng)導(dǎo)對下屬的費用報銷未能認(rèn)真履責(zé)，導(dǎo)致很多不當(dāng)費用報銷，審計抽查時發(fā)現(xiàn)了這一情況。華為是怎么處理呢？

要求這位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任，如不當(dāng)報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當(dāng)報銷金額。

停止這位領(lǐng)導(dǎo)費用報銷權(quán)簽權(quán)力三年。

如果這位領(lǐng)導(dǎo)本人希望恢復(fù)該項權(quán)力，需做兩件事。這兩件事做完后，才能恢復(fù)他的費用報銷權(quán)簽權(quán)力。首先，自費請兩名注冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單做一番審計；審計如發(fā)現(xiàn)還有不當(dāng)報銷，也像前面那樣承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。